Digitalisering i Helsingborg – 5 fokusområden

Sen jag började i juni i fjol, så har jag jobbat intensivt och fått mycket hjälp från utvecklings- och kvalitetscheferna på våra förvaltningar för att besvara några viktiga frågor. Hur ser nuläget kring digitalisering ut? Vad händer i vår omvärld? Vart vill vi med digitaliseringen? Hur tar vi oss dit? I förra veckan presenterade jag detta för stadsdirektörens ledningsgrupp, SLG, och fick grönt ljus.

För er som inte orkar läsa den lite längre beskrivningen nedan, så vill jag sammanfatta frågan om digitalisering så här. Digitalisering har utvecklats de senaste 30 åren i flera faser, och vi lever nu i svansen av flera av dessa faser samtidigt, varför det kanske känns rörigt. Till exempel IT system, hem-PC, bredband, mobiltelefoner och sociala medier. Nu har digitaliseringen närmat sig en kritisk punkt där den börjar påverka oss på ett ännu djupare plan och blir mer samhällsomvälvande. Den handlar om 1) hur vi skapar värde och hur vi möter våra kunder 2) att kunna utforska och hänga med i teknikutvecklingen 3) nya förmågor i ledarskap, samarbete, utvecklingsmetoder och lärande. Dessa frågor adresserar vi nu i staden i fem fokusområden, som du hittar om du scrollar längst ner.

Ah du är kvar. Kul! Ok, till den lite längre versionen. För att sammanfatta nuläget, så har Helsingborg gjort en fantastisk resa. Sen 2004 har vi jobbat för att konsolidera stadens IT drift och fått en kostnadseffektiv och stabil plattform som servar 23 tusen användare plus elever, på över 400 platser i staden. Över 20 tusen laptops och surfplattor. Flera hundra applikationer och system. Ca 50 000 samtal till helpdesk varje år. Över 170 e-tjänster. Vi pratar om ganska stora volymer. Sen några år har vi också ett ledarskap som uppmuntrat mod och transparens. Att våga prova och misslyckas. Att se möjligheter. Att ha digitaliseringen på ledningens agenda. Vilket lett till att vi också vann utmärkelsen årets IT-kommun 2015, och har massor av spännande digitaliseringsaktiviteter bubblande i stan. Digitaliserad bygglovsprocess. Socialmöten via Skype. Fullmäktige på live Facebook-video. Öppet, sökbart diarie. Öppet open source-intranät. Digitala nycklar i vården. Ett bättre Helsingborg-appen. Digitalt servicecenter. Och mycket mer.

Sen finns det förstås utmaningar också. Jag tror vi kan bli bättre på att mobilisera och samverka kring digitaliseringsfrågor. Det kan vara onödigt att driva parallella likartade projekt. Vi behöver jobba med vår förmåga att utveckla och kravställa, att ha koll på vad för kundupplevelse vi vill erbjuda och hur verksamhetsprocessen då ska se ut. Vi har en jättelång historia av tunga och gamla system, som är svåra att vidareutveckla och anpassa. Vi får inte alltid ut den data från systemen som vi behöver, för att erbjuda en sammanhållen kund- eller medarbetarupplevelse. Digitaliseringsmognaden varierar kraftigt på olika avdelningar, och kraften bakom beror mycket på enskilda enheters och chefers motivation. Vi kan också ha svårt att få ihop finansiering till större satsningar.

I  omvärlden händer det massor, mer än vad vi tror. Jag har skrivit om det i tidigare blogginlägg, och digitalisering är inte bara en teknikfråga. Men det är en teknikfråga också! Tekniken skapar nya vägar och möjligheter som gör att vi båda kan och tvingas tänka annorlunda kring hur vi skapar värde, hur vi jobbar och hur vi möter våra kunder. Det går så fort att vi inte kan ha lång utdragen planering, utan vi måste hitta nya mer lättrörliga arbetssätt, t.ex. så kallad agil utveckling, där vi lär och bygger på efter hand. Vi måste våga utforska. Till exempel ny teknik som Artificiell intelligens, gör att vi kan automatisera och ta smarta beslut på helt nya sätt, tex genom robotar och hälsoanalys. Vi kommer kunna interagera genom att prata med smarta prylar.

Ännu mer viktigt är förflyttningen i värderingar och förväntningar, där våra brukare och invånare förväntar sig att ha större egenmakt och kunna göra sina egna val. Att förflytta våra invånare från passiva objekt till aktiva subjekt, är ett mantra som Kalle, utvecklingschef på SOC, har. Det innebär att de förväntar sig smidig och friktionslös service dygnet runt. De bryr sig ju inte om ifall de haft kontakt med ena eller andra förvaltningen. Om invånaren har uppgivit sina uppgifter redan, så vill de ju inte göra det igen. Vi förväntas vara smarta nog att kunna koppla ihop ett och ett kring invånarens behov. Och vi förväntas kunna servera invånaren all information vi har om hen på ett samlat sätt, så att hen kan välja tid, form och kanal att möta oss på. Men vi ser också att vi måste jobba med digital inkludering. Och omvärldstrycket ökar genom att vi behöver skapa ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet samtidigt.

Vi har vår vision Helsingborg 2035. Som ett steg på den vägen har vi nu satt upp en gemensam målbild för staden 2025 att digitaliseringen ska kunna erbjuda en sammanhållen, smidig och individuell service till varje invånare. Vi vill också att staden blir en samskapande arena, en plattform, där alla kan vara delaktiga, både individer, organisationer och företag, att bidra med egen kraft men också med att utveckla tjänster och värden för andra. Tänk om varje individ hade en samlad plats med all sin information, i olika roller som förälder, god man, företagare, med full överblick och kontroll över informationen. Lätt att hitta, lätt att göra, lätt att ta beslut. Tänk om varje medarbetare hade en tydlig rolldefinition, med ett sammanhållet systemgränssnitt, och klar överblick med samlad information om en klient oavsett kanal, avdelning eller historia. Tänk om varje företagare hade en tydlig , sammanhållen och gamifierad process när man sökte tillstånd, och en kanal för att se stadens data för att samutnyttja resurser eller erbjuda tjänster. I grunden till allt detta ligger att vi behöver bli världsbäst på data och tänka information.

Foto: Hållbart, smidigt och engagerande. Tänk om…

För att nå målbilden så har vi definierat fem fokusområden, kalla det strategi om du vill.

  1. Mitt Helsingborg. En smidig sammanhållen service oavsett kanal. Ett klart och tydligt kundperspektiv. Aktivitet 2017: Ett lyft av Mina Sidor och besöksapp Guide Helsingborg.
  2. Smarta Helsingborg. En plattform som möjliggör för individer och aktörer att skapa tjänster och värde i staden. Aktivitet 2017: tydlig kravställning i våra leverantörsavtal på datatillgång.
  3. Mobilisering. Roller, arenor och kanaler för att samverka och lära tillsammans. Aktivitet 2017: Etablera samarbetsgrupper.
  4. Förmågor. Nya metoder för utveckling, utforskande och en gemensam digital verktygslåda för enkel återanvändning. Aktivitet 2017: Förbättrade digitala samarbetsverktyg. Inventering digital kompetens.
  5. Information. En gemensam definition och hantering av nyckeldata kring kund och individ. Aktivitet 2017: kartläggning GDPR (nya EU dataskyddsförordningen) och att kunna begära ut persondata.

Bild: Fokusområden för stadens digitalisering

Vi på digitaliseringsavdelningen vill vara er bästa partner i respektive förvaltning på er digitaliseringsresa. Vi vill säkerställa en kvalitativ grunddrift, ge stöd och supporta er i daglig användning, vi vill vara ert bollplank i utveckling, vi tar fram gemensamma verktyg och vi vill även ta lead i att ta fram nya gemensamma lösningar när staden behöver det. Om du har några frågor eller andra funderingar får du gärna ta kontakt med mig!

//Martin

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *